Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Ruhr-Universität Bochum
Universitätsstr. 150
44801 Bochum
Deutschland
Tel.: +49 234 32-201
Fax: +49 234 32-14201
Website: www.ruhr-uni-bochum.de
Ausführend:
Stabsstelle Informationssicherheit, Kontakt: itsb@rub.de

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Dr. Kai-Uwe Loser
Ruhr-Universität Bochum
Datenschutzbeauftragter
Universitätsstraße 150
44801 Bochum
E-Mail: dsb@rub.de
Website: https://dsb.ruhr-uni-bochum.de/

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom System des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

1. Informationen über den Browsertyp und -version
2. Betriebssystem des Nutzers
3. IP-Adresse des Nutzers
4. Datum und Uhrzeit des Zugriffs
5. Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
6. Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden

Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen.
Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet nicht statt.

Dauer der Speicherung

Die Daten in den Logfiles werden einmal täglich anonymisiert. Sie werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist spätestens nach sieben Tagen der Fall.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetsite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

Unsere Website verwendet weder Cookies noch Webanalysetools.

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetsite besteht die Möglichkeit, per E-Mail einen kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Bei der Anmeldung zum Newsletter werden die vom Benutzer angegebenen Daten an uns übermittelt. Davon wird ausschließlich die E-Mail-Adresse des Nutzers in einer Mailingliste gespeichert.
Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für den Versand des Newsletters keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für den Versand des Newsletters verwendet.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Newsletters durch den Nutzer ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die Erhebung der E-Mail-Adresse des Nutzers dient dazu, den Newsletter zuzustellen.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Sie werden demnach solange gespeichert, wie das Abonnement des Newsletters aktiv ist. Die sonstigen im Rahmen des Anmeldevorgangs erhobenen personenbezogenen Daten werden in der Regel nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Das Abonnement des Newsletters kann durch den betroffenen Nutzer jederzeit gekündigt werden. Zu diesem Zweck findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Hinweis.

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetsite besteht die Möglichkeit, sich zu Schulungen unseres Awareness-Partners SoSafe an- oder abzumelden. Die Nutzung des Anmeldeformulars erfolgt über Anmeldung via RUB-LoginID und ist Beschäftigten der RUB vorbehalten. RUB-LoginID, Name, Vorname und Mailadresse sowie die von Nutzenden angegebenen Daten werden an uns übermittelt.
Die für die Organisation, Kursplanung und Durchführung notwendigen Daten von Nutzenden übermitteln wir an unseren Awareness-Partner SoSafe.Die Schulungen werden auf der Lehr-/Lernplattform von SoSafe durchgeführt. Informationen zur Datenverarbeitung durch SoSafe hält deren Datenschutz-Erklärung bereit.
Die An-/Abmeldung zu Schulungen sowie die Nutzung des Schulungsangebots erfolgen freiwillig. Die RUB erhält von SoSafe keine Informationen zur Nutzung oder zu Lernergebnissen einzelner Teilnehmender.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach An-/Abmeldung zu Awareness-Schulungen durch Nutzende ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzenden Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die Erhebung der Daten Nutzender dient dazu, die Awareness-Schulungen zu organisieren und passende Schulungsinhalte bereitzustellen.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Sie werden demnach bis zum Ablauf der aktuellen Schulungslizenzen (aktuell bis Juli 2023) oder einer Abmeldung durch Teilnehmende gespeichert. Bei Abmeldung werden die Schulungszugänge bei SoSafe deaktiviert und die zugehörigen Daten bei SoSafe fristgerecht gelöscht. Die sonstigen im Rahmen des Anmeldevorgangs erhobenen personenbezogenen Daten werden in der Regel nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Abmeldung von Awareness-Schulungen durch betroffene Nutzende ist jederzeit möglich. Der Link zur Abmeldung wird Teilnehmenden auch in der Anmeldebestätigung zugeschickt.
Nutzende erhalten eine Bestätigung der Abmeldung per E-Mail.

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Zur Organisation von Schulungen für IT-Admins, zum Aufbau systemspezifischer Warnlisten und zur Erstellung einer Admin-Liste gemäß Rahmendienstvereinbarung zur Einführung und Anwendung von Systemen der Informationstechnik übermitteln Einrichtungen uns Name, Vorname, Mailadresse, Zuständigkeitsbereiche und IT-Fachpersonal.
Die für die Organisation, Kursplanung und Durchführung notwendigen Daten von Nutzenden verbleiben bei der Stabsstelle und werden nicht an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO

Zweck der Datenverarbeitung

Die Erhebung der Daten von Administrierenden dient dazu, Schulungen zu organisieren und Betreffende über Warnungen und Sicherheitsmeldungen zielgerichtet zu informieren.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Aufbewahrung der Kontaktdaten der Admins ist zur Erfüllung der Aufgabe gemäß Richtlinien der Ruhr-Universität zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Admins keine Widerspruchsmöglichkeit.

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetsite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert.
Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über bereitgestellte E-Mail-Adressen möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.
Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.
Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

Dauer der Speicherung

Die bei der Kontaktaufnahme von Ihnen mitgeteilten Daten werden von uns verarbeitet und gespeichert, um Ihr Anliegen zu bearbeiten oder Ihre Fragen zu beantworten. Daten dieser Art werden an der Ruhr-Universität Bochum 5 Jahre aufbewahrt (erforderlich zur Erfüllung der Aufgabe, Aufbewahrungsfrist gemäß Richtlinie der Ruhr-Universität, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO).
Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Aufbewahrung der E-Mail-Korrespondenz ist zur Erfüllung der Aufgabe gemäß Richtlinie der Ruhr-Universität zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.
Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

1. die Zwecke, zu denen die Daten verarbeitet werden;
2. die Kategorien von Daten, welche verarbeitet werden;
3. die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
4. die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
5. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
7. alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
8. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

1. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
2. die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
3. der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
4. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

Recht auf Löschung

Löschungspflicht

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

1. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
2. Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
3. Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
4. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
5. Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
6. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

Information an Dritte

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

Ausnahmen

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

1. zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
2. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
3. aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 Buchstabe h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
4. für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
5. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.      
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
Für Fragen und Beschwerden können Sie sich in jedem Fall an die zuständige Aufsichtsbehörde des Landes NRW wenden (Landesbeauftragte für den Datenschutz NRW, http://ldi.nrw.de)