Elektronisch geführte Kalender nutzen viele im privaten und beruflichen Kontext. Um jederzeit und mit unterschiedlichsten Geräten alle Termine im Blick zu behalten reicht der lokal auf dem Smartphone oder Notebook gespeicherte Kalender nicht mehr – hier sind servergespeicherte Kalender gefragt; aber nicht alle Geräte und Systeme sind miteinander kompatibel oder ähnlich komfortabel. Der versierte Nutzer synchronisiert dann gerne seine Kalender mit frei verfügbaren, cloudbasierten Kalenderdiensten (oft sogar unter Zuhilfenahme unbekannter Drittsoftware) oder verwendet externe Kalenderdienste ausschließlich. Hier setzt der Datenschutz aber eindeutig Grenzen!
Seinen eigenen privaten Kalender darf man führen, wie und wo man möchte – lokal oder bei einem Dienstanbieter seiner Wahl, solange – aus Datenschutzsicht - nicht weitere Personen davon betroffen sind. In der Regel befinden sich in einem Kalender allerdings Einladungsmails mit entsprechenden Daten weiterer Personen oder vertraulich zu behandelnden Inhalten. Die Zustimmung zur Speicherung bei Cloud-Diensten dürfte in der Regel nicht vorliegen.
Insbesondere für dienstliche Termine müsste mit dem externen Anbieter eines Kalenderdienstes eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag getroffen werden. Ein solcher liegt zwischen der RUB als verantwortlicher Stelle und üblichen Anbietern wie Google, Microsoft, Apple, Amazon allerdings nicht vor.
Synchronisationstools benötigen Zugangsdaten verbundener Mail- und Kalenderkonten. Häufig bleibt unklar, wo Zugangsdaten und die synchronisierten Inhalte (zwischen)gespeichert werden. Damit kann bereits die Eingabe der RUB-LoginID und des zugehörigen Passworts gegen die unterzeichnete Nutzungsordnung verstoßen. Von der Verwendung solcher Synchronisationstools ist daher abzuraten.
Beschäftigte der RUB können kostenfrei den Kalenderdienst Exchange nutzen. Der dienstliche Kalender ist auf den meisten Geräten einfach zu einzubinden. Einen extern gepflegten Kalender mit privaten Terminen kann man dann in Outlook oder anderen Kalenderprogrammen öffnen und Aktualisierungen abonnieren. Die Synchronisation eines dienstlichen Exchange-Kalenders in externe Kalenderdienste ist nicht vorgesehen. Eine solche Synchronisation wie auch dienstliche Termin-Kalender auf externen Servern sind, sofern weitere Personen betroffen sind, in der Regel unzulässig, da dabei unter Umständen eine unrechtmäßige Übermittlung in Drittstaaten stattfindet.
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