Derzeit wird auf zahlreichen Windows 10 oder Windows 11-Systemen die App "neues Outlook" installiert oder zumindest von Windows stark beworben. Das neue Outlook ist eine neue App und nicht zu verwechseln mit der über Microsoft Office installierten Outlook-Version. Auf manchen Systemen können auch beide Apps nebeneinander installiert sein. Längerfristig möchte Microsoft alle Outlook-Versionen durch das "neue Outlook" ersetzen.
Das "neue Outlook" synchronisiert Zugangsdaten und E-Mails mit der Microsoft-Cloud. Nutzende werden nicht informiert, dass auch ihre Passwörter in der Cloud gespeichert werden. Ähnliches Verhalten zeigen Outlook-Apps für iOS, Android und macOS. Unklar ist derzeit, ob und wie von Microsoft gespeicherte Zugangsdaten und E-Mails im Nachhinein gelöscht werden können.
Die Nutzung des neuen Outlook zum Schreiben oder Abrufen von RUB-Mailboxen ist bis auf Weiteres nicht erlaubt, da die Synchronisation von RUB-Passwörtern mit der Windows-Cloud nicht zulässig ist. Von der Nutzung des „neuen Outlook“ für andere, private Mailboxen raten wir dringend ab. Auch die Outlook-Apps für iOS und Android sollten nicht verwendet werden. Bei Outlook für macOS sollte auf die Cloud-Synchronisation verzichtet werden.
Nutzen Sie stattdessen die bisher unverdächtigen Mail-Programme Thunderbird oder Outlook (Versionen 2016/2019/365) (aus der kostenpflichtigen Microsoft Office-Suite oder dem für RUB-Beschäftigte kostenlosen Office 365) oder die Webschnittstellen:
Auf Laptops und Arbeitsplatzrechnern, die von IT.SERVICES im Rahmen eines Servicevertrags oder in der Universitätsverwaltung betreut werden, wird das neue Outlook bis auf Weiteres nicht zur Verfügung stehen und die Nachinstallation ist nicht möglich.
Nutzende des Exchange-Systems von IT.SERVICES können ihre Exchange-Konten nicht im neuen Outlook konfigurieren.
Nutzende, die Outlook aus den Office-Paketen (Versionen 2016/2019/365) verwenden.
Öffnen Sie die von Ihnen verwendete Outlook-App.
Die Screenshots können bei anderen Windows-Versionen auch unterschiedlich aussehen.
Sofern Sie das neue Outlook bereits ausprobiert/genutzt und dort Ihre RUB-Zugangsdaten eingegeben haben, müssen Sie die zugehörigen Passwörter neu setzen:
Sofern Outlook als Mail-/Kalenderprogramm genutzt werden soll, sollte das klassische Outlook als Element aus dem Software-Portfolio der RUB zuerst installiert werden.
Der von IT.SERVICES genutzte RegistryKey sorgt dafür, dass das Umschalten von klassischem Outlook auf das neue Outlook nicht funktioniert, bzw. rückgängig gemacht wird: RegistryKey von IT.SERVICES
Die Nutzung des neuen Outlook für Anwenderinnen und Anwender, die RUB-Mail oder RUB-Exchange nutzen, wird nicht mehr möglich sein.
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit hat die zuständige irische Datenschutzbehörde um weitere Informationen gebeten. Allgemein hofft man auf Korrekturen an zukünftigen Outlook-Versionen.
Die neue Outlook-App heißt Outlook (neu) oder Outlook for Windows und wird automatisch mit dem Update für Windows 11 (Version 23H2) installiert. Möglicherweise haben Sie die App aber auch aus dem Windows Store selbst heruntergeladen und installiert, z.B. weil Sie in der alten "Mail"-App auf "ich möchte das neue Outlook ausprobieren" geklickt haben. Die App aus dem Microsoft-Store heißt dort "Outlook für Windows".
Die Abbildung zeigt das Startmenü von Windows 11 mit den Icons für altes und neues Outlook.