Unabhängige Analysen zeigen, dass mehr als die Hälfte aller versendeten E-Mails als unerwünscht oder sogar gefährlich gelten. Ein Großteil enthält Schadsoftware im Anhang oder führt auf betrügerische oder gefährliche Webseiten. Neben dem Aufwand, unerwünschte von echten E-Mails zu unterscheiden, besteht durch Spam- oder Phishing-Mails ein erhöhtes Risiko für Identitätsdiebstahl oder Infektion mit Schadcode. Zum Schutz für Nutzende und Ressourcen hat die RUB Sicherheitsmaßnahmen getroffen:
Wir empfehlen Nutzenden von RUB-Mail dringend, die Spam-Filterung zu überprüfen und einzuschalten.
Die Überprüfung auf Schadcode, unerwünschte Anhänge und bösartige Links findet für alle E-Mails statt, die an RUB-Mailadressen gerichtet sind oder von RUB-Mailadressen verschickt werden. Eintreffende E-Mails werden zusätzlich auf Spam überprüft und mit einem Kennwert versehen, der die Wahrscheinlichkeit beziffert, dass es sich um unerwünschten Spam handelt.
In Mailboxen, die auf RUB-Exchange liegen, werden Spam-Mails mit dem Kennzeichen ***Spam-Verdacht*** im Betreff versehen und in den Spam-Ordner Junk Email zugestellt.
Nutzende, deren Mailbox auf dem RUB-Mailhost liegen, können die Spamfilterung über die LoginID-Einstellungen auf https://rub.de/login aktivieren/prüfen. Markieren Sie dazu Spam aussortieren:an und klicken Sie unbedingt auf Änderungen übernehmen.
Für Mailboxen auf Exchange-Servern der RUB und UV ist die Spam-Filterung automatisch aktiviert. Spam-Mails werden markiert und in den Spam-Ordner verschoben.
Nutzende anderer Mailserver an der RUB können die Einstellungen über ihr Administratoren-Team ändern lassen.
Rein technisch wird eine solche Mail mit einem zusätzlichen sogenannten Mailheader versehen, in dem der ermittelte Spam-Kennwert festgehalten wird. Danach wird die Mail an den jeweiligen Mailserver weitergegeben und dort je nach Server- bzw. Nutzereinstellungen behandelt.
Wird eine Mail gelöscht oder in ein beliebiges Verzeichnis verschoben, gelten sie für das Mailsystem als "überflüssig. aber harmlos". Durch bestimmte Aktionen kann man dagegen selbst die Spam-Erkennung trainieren:
Spammer verwenden E-Mail-Listen oder Nutzerprofile, die von frei verfügbaren Webseiten zusammengesucht wurden, oder die aus Einbrüchen in IT-Systeme stammen und im Netz veröffentlicht oder verkauft werden. Mit einer Antwort auf Spam-Mails erreicht man entweder die Falschen (Opfer, in deren Namen Spam versendet wird) oder man bestätigt sogar die Gültigkeit der eigenen Mailadresse (und steigert damit deren Wiederverkaufswert). Manche Spam-Mails erscheinen Newsletter-artig und offerieren einen Abmelde-Button. Ist man ohne eigenes Zutun auf einer solchen Spammer-Newsletterliste gelandet, wird vermutlich auch die Abmelde-Funktion eher zweifelsfreien Effekt haben. Wir raten daher, derartige E-Mails in den Spam-Ordner zu verschieben oder Absender auf die Spam-Blacklist zu setzen (s. auch Spam-Filter trainieren).
Manche E-Mail-Programme oder Apps führen auch eine Spam-Behandlung durch. Die Spam-Filterung der RUB schützt zusätzlich gegen Spam-Mails, die einen RUB-Absender vortäuschen, und E-Mails mit anerkannten Phishing- oder Malware-Links.
Offensichtliche Spam-Mails von unbekannten Absendern, abstrusen Inhalten oder Aufforderungen sind einfach zu erkennen. Besondere Gefahr kann aber von E-Mails ausgehen, die eine "plausible Geschichte erzählen" oder von vermutlich harmlosen oder bekannten Absendern stammen. Wir empfehlen, allen eintreffenden Mails kritische Aufmerksamkeit zu widmen.
Den empfohlenen 3-Sekunden-Sicherheitscheck, andere wichtige Hinweise zur Erkennung schädlicher Links und Anhänge sowie vorbeugende Tipps erläutern wir auf der Webseite unserer Awareness-Kampagne 2021.
Ziehen Sie gegebenenfalls Ihr Adminstrationsteam oder Kolleginnen und Kollegen zu Rate. Bei E-Mails von zentraler Stelle kann in der Regel auch das Helpdesk von IT.SERVICES helfen.
Spam von der eigenen oder einer anderen, bekannten Adresse ist nichts außergewöhnliches. Solche Absender-Adressen sind leicht fälschbar. Hintergrund-Informationen dazu liefert unser Beitrag Gefälschte E-Mails. E-Mails, die eine gefälschte RUB-Absenderadresse verwenden, landen in der Regel im Spam-Ordner.
Verwendete Mailadressen und häufig auch Namen/Adressen von existierenden Kommunikationspartnern wurden entweder bei Einbrüchen in Online-Diensten erbeutet, oder schlicht auf öffentlichen Webseiten zusammengetragen. Da die Angreifer/Angreifer meist illegal erworbene Ressourcen - gerne auch im Ausland - oder Mailaccounts von anderen Spam-Opfern nutzen, kann man in der Regel nicht wirksam gegen solche missbräuchliche Nutzung der eigenen Mailadresse vorgehen.
In manchen Fällen werden aber auch kompromittierte RUB-Accounts für Spam-Versand genutzt. Nutzer sind dann zuvor selbst Opfer von Phishing-Mails oder Infektion ihrer Rechner geworden. Sofern RUB-Accounts so auffällig werden, werden sie umgehend gesperrt, damit es zu keinem weiteren Schaden für Nutzende kommt. Betroffene sollten schnellstmöglich Kontakt zu uns aufnehmen.
Wenn Sie Verdacht auf Schadcode in E-Mails haben, aber auch zur Aufklärung neuartiger oder komplexer Spam-/Phishing-Mails, senden Sie diese bitte an abuse@rub.de. Damit wir die E-Mail analysieren können, müssen wir die komplette E-Mail erhalten, also mit den sogenannten E-Mail-Headern. Je nach verwendetem Mailprogramm verschicken Sie die komplette Mail so: